Norm SD.03 Dataconversie en/of migratie
Waarom is dit nodig?
De kwaliteit van data is erg belangrijk. Het veranderen van de weergave van gegevens in een database van één vorm naar een andere, bijvoorbeeld door verandering van softwaresysteem, vereist dan ook een uiterst accuraat proces met helder gedefinieerde beheersmaatregelen. Dankzij beheersmaatregelen kun je afwijkingen tijdig detecteren. Daarmee waarborg je de integriteit en bijvoorbeeld nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens en het systeem. Zo weet je zeker dat de informatie in systemen klopt.
Volwassenheidsniveaus
We beschrijven hier 5 volwassenheidsniveaus. Om een digitaal veilige omgeving te creëren voor leerlingen en medewerkers moet je minimaal streven naar volwassenheidsniveau 3.
1 Ad hoc
- Er zijn geen beheersmaatregelen gedefinieerd voor dataconversieHet verplaatsen van data van het ene systeem naar het andere, al dan niet gepaard met een omzetting van bestandsformaat. Vaak is dit noodzakelijk wanneer er een nieuw systeem wordt geïmplementeerd. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van een nieuw financieel systeem. De historische financiële gegevens wil je hoogstwaarschijnlijk ook in het nieuwe systeem kunnen inzien. en/of -migratie.
2 Herhaalbaar
- Er zijn beperkte beheersmaatregelen ingevoerd om de juistheid en volledigheid van dataconversie/-migratie te valideren.
- De gedefinieerde beheersmaatregelen zijn niet volledig gedocumenteerd.
3 Bepaald (streefniveau)
- Er wordt een risico- en impactanalyse uitgevoerd ter rechtvaardiging van de gedefinieerde beheersmaatregelen.
- Het ontwerp van de beheersmaatregelen is gedocumenteerd en formeel aanvaard door de eigenaar van het systeem of het proces.
- De beheersmaatregelen waarborgen de juistheid en volledigheid van de dataconversie/-migratie en bewaken de integriteit van de data.
- De resultaten van de (handmatige en/of geautomatiseerde) uitgevoerde integriteitscontroles worden gedocumenteerd en beoordeeld door de eigenaar van het systeem of het proces om de dataconversie formeel te accepteren.
4 Beheerst
Aanvullend op niveau 3:
- Een evaluatie van het dataconversie/-migratieproces wordt uitgevoerd door het projectteam.
- Leer- en verbeterpunten worden geïdentificeerd en gedocumenteerd voor toekomstig gebruik.
5 Continu verbeteren
Aanvullend op niveau 3 en 4:
- De aanpak van conversie/migratie is ingebed in de projectmanagementmethodiek.
- Controles op juistheid, volledigheid en integriteit zijn volledig geautomatiseerd. Handmatige interventies zijn uitzonderlijk.
Aan de slag
Onderstaande maatregelen helpen je op weg naar volwassenheidsniveau 3. Let op: dit zijn voorbeelden van maatregelen. Het beveiligen van informatie en beschermen van privacy is maatwerk. Voor jouw school kunnen extra of andere maatregelen nodig zijn.
- Besteed bij dataconversie aandacht aan zaken als impactanalyse en beheersmaatregelen voor integriteit van de data.