Norm HR.03 Afhankelijkheid van individuen

Er is een back-upplan voor kritieke medewerkers (sleutelfiguren) en afdelingen.

Waarom is dit nodig?

Om de continuïteit van een functie te waarborgen is het belangrijk dat de taken van sleutelfiguren kunnen worden overgenomen door andere medewerkers. Ook is het belangrijk dat mogelijke problemen bij de bezetting van kritieke afdelingen vroegtijdig worden gesignaleerd.

Volwassenheidsniveaus

We beschrijven hier 5 volwassenheidsniveaus. Om een digitaal veilige omgeving te creëren voor leerlingen en medewerkers moet je minimaal streven naar volwassenheidsniveau 3.

1 Ad hoc
  • Opvolgings- en back-upplannen zijn niet ingevoerd.
  • Single points of failure met betrekking tot medewerkers zijn niet geïdentificeerd.
2 Herhaalbaar
  • Back-up en vervanging van kritieke medewerkers/functies worden op afdelingsniveau geregeld.
3 Bepaald (streefniveau)
  • Opvolgingsplanning, functierotatie en back-up van medewerkers zijn ingevoerd.
  • Er zijn trainingsprogramma’s om het risico van een te grote afhankelijkheid van sleutelfiguren te verkleinen.
  • De meeste sleutelfuncties/-posities zijn geïdentificeerd en formeel gedefinieerd door het schoolbestuur of de schoolleiding.
4 Beheerst

Aanvullend op niveau 3:

  • Alle kritieke personen en/of afdelingen zijn in de hele organisatie geïdentificeerd en/of worden periodiek geëvalueerd.
5 Continu verbeteren

Aanvullend op niveau 3 en 4:

  • De effectiviteit van het proces voor de planning van opvolging en back-up van medewerkers wordt periodiek geëvalueerd.
  • De planning voor opvolging is in overeenstemming met de organisatie- en it-strategie.

Aan de slag

Onderstaande maatregelen helpen je op weg naar volwassenheidsniveau 3. Let op: dit zijn voorbeelden van maatregelen. Het beveiligen van informatie en beschermen van privacy is maatwerk. Voor jouw school kunnen extra of andere maatregelen nodig zijn.

  • Stel vast welke functionarissen op het gebied van it en informatiebeveiliging op sleutelfuncties zitten.
  • Benoem maatregelen voor elke sleutelfunctie voor wanneer de medewerker van de een op de andere dag niet meer beschikbaar is. Je kunt hierbij denken aan een back-up binnen de eigen organisatie die de cruciale kennis heeft en direct ingezet kan worden. Je kunt ook binnen een regionale samenwerking afspreken dat in dergelijke gevallen op basis van loonkosten tijdelijk een functionaris gedeeld kan worden. Of je kunt werken met een lijst van organisaties die per direct een inhuurmedewerker met de juiste expertise kunnen leveren.
Afdrukken

Op deze pagina