Deelproject 5.1 Afsluiten en beheren van servicelevelovereenkomsten
Leveranciersmanagement helpt scholen bij het beheersen van risico’s en kosten, en het waarborgen van kwaliteit. Scholen werken met verschillende leveranciers, zoals IT-dienstverleners, leermiddelenleveranciers en facilitaire bedrijven. Zonder een gestructureerde aanpak kunnen er problemen ontstaan. Denk aan beveiligingsrisico’s, onverwachte kosten of onduidelijke contractvoorwaarden. Dit deelproject ondersteunt scholen bij het managen van leveranciers.
Resultaat van dit deelproject
- Het leveranciersmanagementproces is opgesteld en formeel vastgesteld.
Leveranciersmanagement en leveranciersrisicomanagement
Het managen van leveranciersrisico’s hangt nauw samen met het proces van leveranciersmanagement. Waar je binnen het deelproject 2.9 Managen van leveranciersrisico’s de focus hebt gelegd op het beheersen van de risico’s, zul je binnen dit deelproject meer focussen op de algemene zaken, zoals functionele eisen, de implementatie van systemen en service levels. We hanteren de volgende vijf generieke stappen uit het leveranciersmanagementproces:
- Oriëntatie
- Selectie en inkoop
- Implementatie
- Beheer en optimalisatie
- Uitfasering
Je kunt ervoor kiezen om de deelprojecten 2.9 Managen van leveranciersrisico’s en 5.1 Leveranciersmanagement gezamenlijk in te richten. Of om je eerst te richten op leveranciersrisico’s en later het volledige proces in te richten.
Wie doet wat
- Het schoolbestuur is eindverantwoordelijk voor het opstellen van het leveranciersmanagementproces en stelt dit formeel vast.
- De IBP’er ondersteunt bij het opstellen en implementeren van het proces.
- De IT-beheerders worden geraadpleegd bij het opstellen van het proces.
- De proceseigenaar voor leveranciersmanagement zorgt voor de juiste ondersteuning bij het uitvoeren van het proces. Denk aan training of begeleiding.
Aan de slag
Met het volgen van onderstaande stappen richt je het proces voor leveranciersrisicomanagement in voor jouw organisatie.
Stap 1 Stel een proces op voor leveranciersmanagement
Begin met het opstellen van een proces voor leveranciersmanagement. Je kunt hiervoor het voorbeelddocument leveranciersmanagementproces (docx) gebruiken. Binnen dit proces beschrijf je hoe je invulling geeft aan de 5 generieke stappen van leveranciersmanagement.
Stap 2 Informeer medewerkers over hun verantwoordelijkheden
Zorg dat medewerkers worden geïnformeerd over de verantwoordelijkheden die voortvloeien uit het leveranciersmanagementproces.
Stap 3 Train medewerkers
Zorg ervoor dat de medewerkers over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om aan hun verantwoordelijkheden te voldoen. Dit kun je onder andere doen door trainingen aan te bieden.
Stap 4 Bepaal een aanpak voor bestaande leveranciers
Het leveranciersmanagementproces is ingericht voor het managen van nieuwe leveranciersAanbieders van ICT- of leermiddelen.. Zorg dat je een plan maakt voor het op orde krijgen van contracten met bestaande leveranciers. Bekijk welke afspraken er al zijn gemaakt met leveranciers en beoordeel deze contractuele afspraken op volledigheid. Houd je nog geen periodieke leveranciersgesprekken? Zorg dan dat je hierover afspraken maakt.
Stap 5 Monitor de voortgang
Monitor de voortgang van het leveranciersmanagementproces en rapporteer dit periodiek aan het bestuur en andere belanghebbenden.