Changemanagement inrichten
Changemanagement is het op een gestructureerde wijze doorvoeren van wijzigingen. Het doel van Changemanagement is om wijzigingen in de ICT-omgeving door te voeren met zo min mogelijk verstoring voor het onderwijs en de ondersteunende werkprocessen. Je kunt changemanagementHet beheerst doorvoeren van wijzigingen in it. inzetten bij de overgang naar een nieuwe ICT-omgeving, als je oude software of hardware uitfaseert of als je beveiligingsmaatregelen implementeert in bijvoorbeeld het schoolnetwerk. Door changemanagement in te zetten, verhoog je de digitale weerbaarheid van jouw school.
Resultaat van dit deelproject
- Changemanagementproces is opgesteld en vastgesteld.
- Changemanagementbeleid is opgesteld en vastgesteld.
Normen bij dit deelproject
- Norm CH.01 Procedures voor wijzingen
- Norm CH.02 Impactassessment, prioriteren en autoriseren
- Norm CH.03 Noodwijzigingen doorvoeren
- Norm CH.05 Testen van wijzigingen
- Norm CH.06 Overzetten naar productieomgeving
- Norm SD.01 Methodiek veilige softwareontwikkeling en -implementatie
- Norm SD.03 Dataconversie en/of migratie
Verschillende soorten wijzigingen
Er zijn verschillende soorten wijzigingen, bijvoorbeeld:
- Standaardwijzigingen: routinematige beheertaken, die gestandaardiseerd worden uitgevoerd. Dit type wijziging is door changemanagement of de Change Advisory Board (CAB) eenmalig geautoriseerd en hoeft niet elke keer opnieuw te worden beoordeeld.
- Spoedwijzigingen: oplossingen voor situaties die de continuïteit van het onderwijs of belangrijke ondersteunende processen bedreigen. Ook een spoed aanpassing aan de ICT-infrastructuur, zoals een beveiligingsupdate, valt hieronder. Spoedwijzigingen wijken af van de normale procedures, omdat voor dit soort wijzigingen de benodigde middelen meteen moeten worden vrijgemaakt.
- Reguliere wijzigingen: alle overige wijzigingsverzoeken om aanpassingen aan de ICT-omgeving aan te brengen. Voor deze wijzigingen geldt het vastgestelde changemanagementproces. Je zult dan zelf moeten bepalen hoelang je (persoons)gegevens bewaart.
Wie doet wat
- Het schoolbestuurHet schoolbestuur is het bevoegd gezag en daarmee eindverantwoordelijk voor alles dat met IBP te maken heeft. stelt het changemanagementbeleid vast en wijst een changemanager aan. Bij volledige uitbesteding van de ICT-organisatie is dit een beperkte rol. De changemanager legt dan vooral vast wat het effect van veranderingen is op de ICT-omgeving en autoriseert en beoordeelt deze veranderingen.
- De changemanager en de IBP’er zorgen ervoor dat het schoolbestuur en andere betrokkenenDe personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. hun verantwoordelijkheden kennen en daarnaar kunnen handelen. Ook coördineren ze de uitvoering van de werkzaamheden. De changemanager is voorzitter van de Wijzigingsadviescommissie, ofwel Change Advisory Board (CAB). De leden van het CAB hebben gezamenlijk alle expertise om de wijzigingsvoorstellen op alle aspecten te beoordelen, autoriseren en de implementatie goed te keuren. Daarnaast zorgt de changemanager voor of coördineert de vastlegging en bewaking van wijzigingen.
- De ICT-beheerder of degene die de wijziging behandelt, en de eventueel betrokken ICT-leveranciers, leveren inhoudelijke expertise en zorgen dat wijzigingen worden doorgevoerd.
Aan de slag
Met het volgen van onderstaande stappen richt jij het changemanagementproces in voor jouw organisatie.
1. Stel een changemanagementbeleid op
Stel een changemanagementbeleid op. Hiervoor kun je het voorbeelddocument changemanagementbeleid gebruiken. Hoe uitgebreid dit beleid is, hangt af van grootte en complexiteit van je onderwijsinstelling.
2. Richt changemanagementproces in
Richt de processtappen voor changemanagement in. Je kunt hiervoor het voorbeelddocument changemanagementproces gebruiken. Het changemanagementproces bestaat uit de volgende stappen: indienen, accepteren, classificeren, plannen, coördineren en evalueren. Deze processtappen zijn uitgewerkt in het voorbeelddocument.
3. Maak een Verzoeken Tot Wijziging (VTW) formulier
Gebruik een standaardformulier voor het indienen van Verzoeken Tot Wijziging (VTW). Op die manier wordt elk wijzigingsverzoek volgens een vast format aangeleverd en ontbreekt er geen informatie in de aanvraag. Je kunt hiervoor het voorbeeldformulier VTW gebruiken.
4. Stel de Change Advisory Board samen
Stel de Change Advisory Board (CAB) samen. De Change Advisory Board beoordeelt wijzigingsverzoeken op risico’s, onbedoelde gevolgen, of de wijziging wenselijk is en adviseert de changemanager.
Change Advisory Board
In de Change Advisory Board (CAB) is alle expertise aanwezig om wijzigingen goed te kunnen beoordelen. Denk daarbij aan een vertegenwoordiging van het bestuur of schoolmanagement, de ICT-verantwoordelijke, leraren en gebruikers van ondersteunende toepassingen en de ICT-leverancier. Voorgestelde wijzigingen hebben altijd goedkeuring nodig van de Change Advisory Board. De Change Advisory Board weegt ook financiële, zakelijke en technische belangen mee in adviezen en beslissingen. De Change Advisory Board besluit over reguliere en spoedwijzigingen. Standaardwijzigingen worden eenmalig door het CAB geautoriseerd.
5. Leg wijzigingen vast
Gebruik een standaardwijze om wijzigingen vast te leggen en rapporteren. Dit kan de servicedesk-applicatie zijn of een register in Excel, zoals het changeregister.
6. Classificeer wijzigingsverzoeken op een systematische manier
In het template Changemanagementproces vind je terug hoe op basis van impact en urgentie je wijzigingencategorieën bepaalt. Door wijzigingsverzoeken goed te prioriteren, zet je tijd en middelen effectief in. Bij zeer urgente wijzigingsverzoeken kan een noodprocedure worden afgesproken. De noodzaak voor zo’n procedure neem je op in je beleid. De procedure zelf staat beschreven in het template changemanagementproces.
ICT-beheer uitbesteed?
Is je ICT-beheer volledig uitbesteed? Maak dan contractuele afspraken met je leverancier over hun changemanagementproces. De changemanager blijft verantwoordelijk voor de vastlegging, beoordeling, autorisatie en gecontroleerde implementatie van de wijziging.
7. Rapporteer en evalueer
Evalueer het effect van de wijzigingen. Is het doel bereikt? Zijn de gebruikers en belanghebbenden tevreden? Zijn er fouten opgetreden? Is het changemanagementproces gevolgd en passend ingericht? Is alles op tijd en binnen de financiële kaders doorgevoerd? Leer van gemaakte fouten en pas het changemanagementproces aan waar dat nodig is.