Advies nodig? Neem contact op met Kennisnet support
0800 321 22 33 | ibp@kennisnet.nl

Deelproject 5.5 Monitoren van IT-capaciteit

ICT-voorzieningen op school moeten betrouwbaar en beschikbaar zijn. Daarnaast is het noodzakelijk dat je beschikt over voldoende ICT-capaciteit. Jobprocessing en het monitoren van ICT-capaciteit spelen daarbij een belangrijke rol. In dit deelproject ga je hiervoor de juiste processen inrichten.

Resultaat van dit deelproject

  • Jobprocessing is op een juiste manier ingericht en bewaakt.
  • ICT-capaciteit monitoring en response process is opgesteld en ingericht.

ICT uitbesteed?

Doe je niet aan eigen applicatieontwikkeling of eigen hosting? En/of beheer je je infrastructuur niet zelf? Dan gebruikt je ICT-leverancier jobprocessing. Dan maak je afspraken over capaciteit en prestaties binnen het deelproject 5.1 Afsluiten en beheren van servicelevelovereenkomsten. Vergeet daarbij niet om afspraken te maken over back-ups. En overweeg om jobprocessing onderdeel te maken van de SLA-rapportage.

Jobprocessing

Binnen het huidige ICT-landschap van een school vinden veel taken en processen geautomatiseerd plaats. Jobprocessing is het proces van plannen en bewaken van geautomatiseerde opdrachten. Jobprocessing valt uiteen in 3 type activiteiten:

  • Scheduled jobs. Scheduled jobs zijn geautomatiseerde taken die op vooraf ingestelde tijdstippen of met vaste intervallen worden uitgevoerd. Denk aan dagelijks automatisch back-ups laten maken van leerlingendossiers buiten schooltijd, of elke ochtend een rapportage genereren met het verzuimoverzicht van de dag ervoor zodat de administratie direct inzicht heeft.
  • Logic apps. Logic apps hebben betrekking op koppelingen tussen systemen via een vaste workflow. Hierbij wordt gewerkt met connectors (vooraf gedefinieerde signalen) en triggers (het mechanisme of de waarde die een job in gang zet). Op school kan het gaan om het versturen van automatische meldingen naar leraren als een leerling jarig is of het rechtstreeks koppelen van binnengekomen ouderberichten uit verschillende communicatiekanalen aan de juiste leraar of groep in Microsoft Teams.
  • Functions. Functions zijn taken die reageren op veranderingen (events) of worden aangeroepen vanuit andere applicaties (API-calls) en die schaalbaar zijn naar gebruik. Je kunt bijvoorbeeld een kleine functie laten draaien die nieuwe leerlingen automatisch toevoegt aan het juiste klasregister wanneer ze in het leerlingvolgsysteem worden ingevoerd. Of een functie inzetten die foto’s van schoolactiviteiten verkleint en opslaat in een centrale map, zodat deze makkelijk gedeeld kunnen worden.

Monitoren ICT-capaciteit

Het monitoren van ICT-capaciteit is vergelijkbaar met het voorraadbeheer van potloden. Zonder potloden is er geen tekenles, dus moet je zorgen dat er altijd genoeg potloden zijn. Hetzelfde geldt voor je ICT-capaciteit. Als je zorgt dat er altijd genoeg is, kunnen processen op school altijd doorgang vinden. Zonder bewaking van je capaciteit en inzicht in de actuele belasting van je systemen kunnen onopgemerkt knelpunten ontstaan. Dit kan leiden tot:

  • Uitval van systemen tijdens piekmomenten, met verstoring van onderwijsprocessen tot gevolg.
  • Moeilijk te traceren prestatieproblemen, omdat de relatie met capaciteit niet direct zichtbaar is.
  • Verlies van vertrouwen bij medewerkers en leerlingen in de digitale middelen.

Vormen van ICT-capaciteitsbewaking

Er zijn grofweg 2 manieren om je ICT-capaciteit te bewaken:

  • Je kunt werken met de eigenschappen van je systemen, zoals processorbelasting, geheugengebruik en opslagcapaciteit (IAAS). Je kunt er daarbij voor kiezen om horizontaal (extra systemen) of verticaal (verzwaren van systemen) te schalen. In de cloud kan horizontale schaling ook (vaak) automatisch plaatsvinden. Nadeel is dat de kosten dan kunnen oplopen zonder dat je dit doorhebt.
  • Je kunt ook gebruikmaken van licentie-aanpassingen (SAAS, PAAS). Producten als back-upfaciliteiten of interne communicatietools zoals Microsoft zijn gebaseerd op capaciteit of een bepaald aantal gebruikers. Ook dit valt onder ICT-capaciteitsmanagement. Onderzoek met welke licentie je de minste kans loopt te hoeven uitbreiden.

Stoplichtmodel

Met een stoplichtmodel kun je makkelijk inzichtelijk maken wat de status is van de belasting van je ICT-systemen. Het biedt daarnaast handvatten om proactief te sturen, tijdig te schalen en incidenten te voorkomen:

  • Groen | Veilig: Belasting tot 40%. De capaciteit is ruim voldoende. Normale monitoring volstaat.
  • Geel | Bewaken: Belasting tot 60%. De belasting neemt toe. Extra aandacht is wenselijk.
  • Oranje | Actie voorbereiden: Belasting tot 80%. De capaciteit nadert een kritisch punt. Voorbereiding of escalatie van acties noodzakelijk.
  • Rood | Directe actie vereist: Belasting boven de 80%. De capaciteit is (bijna) overschreden. Er is onmiddellijke interventie noodzakelijk om verstoringen te voorkomen.

Wie doet wat

  • De ICT-beheerder is verantwoordelijk voor het beheren, plannen en bewaken van kosten (public cloud) van de jobs en adviseert over wijzigingen en optimalisaties rond jobprocessing.
  • De ICT-beheerder is verantwoordelijk voor het continu monitoren van de ICT-capaciteit volgens het stoplichtsysteem en voor het signaleren van dreigende overschrijdingen, en rapporteert hierover tijdig aan de ICT-verantwoordelijke. De ICT-beheerder voert voorbereidende of directe acties uit bij oranje of rode signalen en adviseert over noodzakelijke investeringen of schaalvergroting aan de ICT-bestuurder.
  • De ICT-verantwoordelijke zorgt ervoor dat er voldoende middelen zijn voor jobprocessing en voor het monitoren en uitbreiden van ICT-capaciteit.

Aan de slag

Met het volgen van onderstaande stappen waarborg je ICT-capaciteitbewaking van jouw organisatie.

1 Jobprocessing: Inventariseer en documenteer jobs

In deze stap ga je de jobs die plaatsvinden binnen jouw ICT-systemen controleren op basis van de resultaten van deelproject 1.6 Overzicht creëren van systemen en hardware. Je noteert de volgende eigenschappen van de job: functie, dataverwerking, frequentie en locatie. Ook leg je vast wat maximale doorlooptijd en de gemiddelde kosten zijn als de job in de cloud draait. Je sluit deze stap af met het vastleggen van het normaalgedrag van de logging en van de controlepunten om te controleren dat de job correct heeft gedraaid (testscenario’s).

Let op
Het benoemen van de public cloud tenant is vaak niet genoeg bij het beschrijven van de locatie van de jobs. Geef zo specifiek mogelijk de locatie op waar de job te beheren is.
2 Jobprocessing: Stel capaciteit en looptijdlimieten in

De informatie uit stap 1 helpt je met het bepalen van limieten om de kosten en doorlooptijd onder controle te houden. Ook wil je voorkomen dat door een storing de ene job de andere kan blokkeren. Bijvoorbeeld in het geval van een back-up.

3 Jobprocessing: Stel logging en monitoring in

Stel logging en monitoring in en gebruik hiervoor de ontwikkelde testscenario’s. Door logging en monitoring voor jobprocessing te laten aansluiten bij de centrale monitoring-oplossing kun je de effectiviteit en resultaten van je jobs goed bewaken. Maak bij het inrichten van de jobaccounts goed gebruik van deelproject 3.2 Inrichten van identiteits- en toegangsbeheer.

Let op
Jobs worden uitgevoerd onder zogenoemde service- of systeemaccounts. Deze accounts moeten goed bewaakt worden op (afwijkend) gedrag.
4 Jobprocessing: Voer periodieke controles uit

Controleer periodiek op basis van logfiles en vanuit de centrale monitoring of de jobs goed en binnen de limieten hebben gelopen.

Let op
Maak je gebruik van een SAAS-dienst? Dan wordt er vaak gebruikgemaakt van een op een gebruikersaantal gebaseerde licentie. Worden er computers of systemen (IAAS en endpoints) voor jou ingericht? Maak dan in de SLA afspraken over tijdig reageren op en informeren over capaciteitsvraagstukken.
5 ICT-capaciteit: Bepaal jouw drempelwaarden voor ICT-capaciteit

Stel je drempelwaarden vast op basis van de specifieke kenmerken van je applicaties. Je gaat zoeken naar wat de juiste balans tussen kosten en goede systeem en/of gebruikers-performance is. Als je zelf hosting verzorgt, analyseer dan het gangbare gedrag over een langere periode. Houd hierbij rekening met eventuele piekperiodes als (school)jaarovergang of rapportperiodes om je bandbreedte of drempelwaarden te bepalen. Bij het gebruik van diensten beoordeel je de snelheid waarmee kosten gerelateerde parameters, zoals capaciteit of aantal gebruikers, wijzigen. Leg ook vast hoe je tot waarden bent gekomen, zodat je periodiek kunt controleren of dit nog juist is.

6 ICT-capaciteit: Instellen monitoring

In de monitoringapplicatie die je gebruikt, ga je de drempelwaarden inrichten die je in de vorige stap hebt bepaald. Vraag eventueel je ICT-partner om je hierbij te helpen. Kun je niet alle kleuren van het stoplicht instellen? Kies dan een waarde die goed voor jou werkt.

7 ICT-capaciteit: Stel een groei- en krimpplan op

In het groei- en krimpplan ga je bepalen hoe capaciteitsaanpassingen geïmplementeerd worden, wie dit doet, wat de geschatte kosten zijn en wat de reguliere doorlooptijd is. Doorlooptijd is in dit geval het aantal dagen vanaf signalering tot het moment dat de aanpassing is gedaan. Door hiervoor een draaiboek of stappenplan te maken, weet je wat je moet doen.

Het bestuur moet het groei- en krimpplan goedkeuren. Dit geeft mandaat om met toestemming vooraf capaciteitsbeheer uit te voeren. Mogelijk heeft het groei- en krimpplan effect op de doorlooptijd van de implementatie van de capaciteitsaanpassingen en daarmee op je drempelwaarden. Pas deze daarom na goedkeuring van het groei- en krimpplan aan.

8 ICT-capaciteit: Oefen je groei- en krimpplan door systemen te testen

Door het plan te testen, controleer je de werking ervan en de reactie van de systemen en diensten. Let op: capaciteitsaanpassingen op diensten zijn vaak permanent. Hierdoor kun je er minder goed mee oefenen dan met systemen of hardware.

9 ICT-capaciteit: Evalueer het plan en stel bij

Oefen periodiek met het plan. Dit is van belang omdat de interfaces bij cloudproviders en van ICT-managementsystemen regelmatig veranderen.

Kosten besparen met het beheren van ICT-capaciteit

Werkt jouw groei- en krimpplan niet als verwacht? Laat je dan ondersteunen door een externe partij. Met ICT-capaciteitsbeheer zijn namelijk veel kosten te besparen. Bijvoorbeeld door:

  • Het uitzetten van systemen in nacht en weekend
  • Het opschonen van archieven
  • De licentiekosten

Licenties werken vaak op basis van drempels of staffels. Kosten zijn dan gekoppeld aan het aantal gebruikers. Dus bij 0-20 gebruikers betaal je bijvoorbeeld  €20 per jaar en bij 20-100 gebruikers betaal je €15 per jaar enzovoort. Opschalen is daarbij eenvoudiger dan afschalen. Houd hier rekening mee bij het bepalen van de schaal. Een goed inzicht in je applicatielandschap is hierbij heel nuttig. Vallen er meerdere scholen onder je bestuur of samenwerkingsverband? Dan kun je mogelijk kosten besparen door middel van dit soort staffels. Werk je met IAAS? Let er dan op dat je grenzen stelt aan automatische schaling om hoge kosten te voorkomen. Voer je zelf installaties uit op deze systemen, maar laat je deze wel automatisch schalen? Zorg dan dat je licenties hierop zijn afgestemd. Maak naast je ICT-leverancier eventueel gebruik van een onafhankelijke licentie-expert voor advies en ondersteuning. Niet alleen vanuit praktisch oogpunt, maar ook vanuit juridisch perspectief.

Wil je meer inzicht in je applicatielandschap? Maak dan gebruik van de tool applicatielandschap in kaart.

Afdrukken

Op deze pagina