Deelproject 4.7 Borgen en delen van kennis van medewerkers
Je medewerkers vormen een belangrijke schakel in de informatiebeveiliging van je organisatie. Als medewerkers vertrekken of om andere redenen niet (meer) beschikbaar zijn, loop je het risico dat de kennis die zij hebben opgebouwd over onder andere het beheer en onderhoud van je ICT-omgeving, bedrijfsprocessen en beveiliging van systemen en gegevens ook verdwijnt. Om dat te voorkomen is het essentieel om ervoor te zorgen dat hun kennis binnen de organisatie wordt gedeeld en goed wordt geborgd.
Resultaat van dit deelproject
- In je personeelsbeleid is vastgelegd hoe kennis van medewerkers wordt opgebouwd, geborgd en behouden.
- Sleutelfuncties zijn geïdentificeerd en er zijn maatregelen genomen om de afhankelijkheid hiervan te verkleinen.
- Werkprocessen voor het beheer van de ICT-omgeving zijn opgesteld.
- Een gedragscode voor medewerkers en leerlingen is vastgesteld.
Wie doet wat
- De IBP’er controleert of het personeelsbeleid beschrijft hoe kennis wordt opgebouwd en geborgd en behouden blijft.
- Het schoolbestuurHet schoolbestuur is het bevoegd gezag en daarmee eindverantwoordelijk voor alles dat met IBP te maken heeft. of de schoolleiding stelt het personeelsbeleid en de gedragscode vast.
- De IBP’er brengt samen met het bestuur, schoolleiders en collega’s van andere afdelingen sleutelfuncties in kaart en bepaalt maatregelen om te grote afhankelijkheid van deze sleutelfuncties te voorkomen.
Aan de slag
Aan de hand van de volgende stappen zorg je ervoor dat de kennis van jouw medewerkers goed wordt gedeeld en geborgd binnen jouw organisatie.
1 Vul je personeelsbeleid aan
Ga in je personeelsbeleid na hoe kennis van medewerkers binnen je organisatie wordt opgebouwd en geborgd en behouden blijft zodra medewerkers de organisatie verlaten of op een andere manier niet meer beschikbaar zijn. Als dit nog niet is gebeurd, leg dit dan vast in je personeelsbeleid.
2 Identificeer sleutelfuncties
Identificeer sleutelfuncties binnen je organisatie en bepaal maatregelen om de afhankelijkheid van medewerkers die deze sleutelfuncties bekleden te beperken. Je kunt hierbij denken aan een back-upEen reservekopie van gegevens, zodat bij beschadiging of verlies van gegevens herstel
kan plaatsvinden. binnen de eigen organisatie of een gedeelde functionaris binnen een regionale samenwerking. Je kunt ook werken met een lijst van organisaties die per direct een inhuurmedewerker met de juiste expertise kunnen leveren.
3 Leg werkprocessen vast
Leg werkprocessen vast voor het beheer en onderhoud van je ICT-omgeving, zodat alle medewerkers dit op een consistente manier doen. Bekijk hiervoor ook het deelproject 3.1 Veilig beheer van infrastructuur.